Аренда под офис в Москве | Пошаговая инструкция
Небольшое вступление
Все отношения между собственником коммерческой недвижимости и арендатором регулируются Гражданским кодексом РФ. Главным документом этих отношений является договор аренды, для согласования всех тонкостей в котором, лучше задействовать грамотного юриста, чтобы избежать разных рисков, в первую очередь - финансовых. В нашей статье мы расскажем, на что следует обращать внимание при аренде нежилых помещений, какие подводные камни могут вас ожидать при поиске помещений.
1. С чего нужно начать?
Большое количество людей считает, что аренда под офис или магазин - это простое дело, тем более, что все улицы в Москве пестрят объявлениями от собственников коммерческой недвижимости. Казалось бы, увидел объявление, позвонил, если устроила цена, то заехал сразу в новый офис. Но это не так. На самом деле, есть куча тонкостей, на которые простой обыватель сначала не обращает внимания, а потом начинает сожалеть.
Если Ваш коллектив насчитывает более 10 человек, то грамотный руководитель должен учесть пожелания сотрудников к помещению, т.к. переехав, к примеру, из центра Москвы на окраину, вы можете столкнуться с тем, что некоторые сотрудники предпочтут уволиться из-за транспортной доступности. После чего Вам придется тратить время на поиск новых сотрудников и их обучение. Здесь важно учесть пожелания всех сотрудников, чтобы найти золотую середину.
Нужно учесть главные:
- станции метро, которые будут удобны для большинства сотрудников;
- парковочные места на территории (т.к. в центре сейчас ощущается острая нехватка парковочных мест);
- важно ли для сотрудников наличие с/узла в офисе;
- планировка будущего офиса (не многие сотрудники предпочтут помещение открытой планировки);
- наличие фирм-конкурентов (согласитесь, что будет неприятно, если конкуренты начнут переманивать у вас клиентов);
Так же могут быть и второстепенные пожелания:
- наличие пункта питания в здании или поблизости ( кафе, столовая, ресторан);
- тип здания, в котором нужно будет снимать помещение под офис;
- если в ближайшее время у Вас планируется расширение трудового коллектива, то узнайте у собственника, есть ли в перспективе свободные площади большего метража ( принято, чтто на одного сотрудника нужно 4-6 кв. м).
2. Приступаем к аренде
Когда вы набросали требования к Вашему помещению, то можно поручить поиск одному из сотрудников. Сейчас много различных сайтов, где можно снять офис без посредников, напрямую от собственника. Однако можно запутаться в предложениях от агентств недвижимости, которые постят одинаковые фото, но указывают разную стоимость, пытаясь завлечь клиентов. На самостоятельный поиск уходит от трёх до пяти недель.
Не ленитесь звонить по рекламным баннерам или зайдите в понравившееся здание и поговорите с администрацией. Есть шанс, что найдете помещение, которого нет еще на сайтах недвижимости.
Можно поручить поиск офиса агентству недвижимости. На наш взгляд, это – самый правильный вариант, т.к. вы не отвлекаете своих сотрудников от их обязанностей, получаете свежие варианты на электронную почту или мессенджеры с фото и описанием. Все ваши пожелания при подборе грамотный риелтор обязательно учтет (это и планировка, стоимость, состояние, местоположение и т.д). Кроме того, сейчас собственники оплачивают комиссионное вознаграждение посредникам за приведённого арендатора, так что за подбор вам не нужно будет оплачивать из своего кармана.
3. Старайтесь не снимать помещения у знакомых
Наверняка у вас случалось такое: У вас был автомобиль, который работал. Вы захотели его продать, а ваш друг с радостью его у вас купил. И именно у него начались проблемы с машиной, стала ломаться, как ржавая телега. Отсюда – претензии и обиды. Такая же может возникнуть ситуация и с офисом. Предположим, что вам сдал помещение знакомый, вы сэкономили и довольны. Но в жизни бывает всякое, и он может попросить вас съехать в короткий срок, т.к. нашел более выгодного арендатора. В результате, у вас приостанавливается деятельность и вам нужно опять начинать поиск нового офиса.
4. Осмотр офиса (показ)
Итак, вы сами или посредник подобрали несколько вариантов помещений. Приехав на просмотр, обратите внимание на все нюансы, не стесняйтесь задавать вопросы собственнику:
- состояние помещения (в современных бизнес-центрах практически все офисы сдаются с ремонтом после предыдущего арендатора. В административных зданиях, как правило, после арендатора нужно делать косметический ремонт). Обсудите, может ли предоставить собственник арендные каникулы для ремонта или нет.
- Проверьте работоспособность системы кондиционирования и оргтехники (если снимаете полностью меблированный офис).
- Посмотрите состояние сантехники в с/узле (если он находится в блоке), чтобы избежать проблем в дальнейшем.
- Узнайте, сколько провайдеров на объекте, т.к. может быть заведен один с «космическими» ценами на интернет. Для юридических лиц, порой, ценник просто заоблачный (от 15000 рублей в месяц). Чем больше провайдеров, тем ниже цены на связь.
- Уточните, что включено в арендную плату (НДС или УСН, входят ли коммунальные платежи?). Сколько стоит уборка и электричество.
- Какую именно площадь вы будете оплачивать? Некоторые собственники хитрят, называя по телефону одну стоимость за м.кв., а по факту туда может добавиться коридорный коэффициент, так что вам придется еще и оплачивать места общего пользования.
- Парковка для сотрудников и гостевая парковка (в связи с проблемой парковки в Москве, на каждые 100 м.кв., арендодатель предоставляет только 1 м/место за дополнительные деньги). Узнайте, можно ли докупить места, и как быть с гостевой парковкой для ваших клиентов. Кстати, очень выгодный вариант, когда помещение находится вблизи крупных супермаркетов : можно оставлять свои автомобили на их парковке.
5. Подписание документов ( договор аренды под офис и акт-приемки)
- Как только найдено помещение, нужно запросить у собственника правоустанавливающие документы (это свидетельство о собственности). Обратите внимание на адрес в свидетельстве, не поленитесь зайти НА САЙТ РОСРЕЕСТРА и проверить всю информацию там.
- Договор должен быть непосредственно от собственника, а не от фирмы, которая сдает помещение в субаренду. Ибо в дальнейшем могут возникнуть проблемы именно с собственником помещения.
- Не спешите сразу подписать договор аренды. Возьмите небольшую паузу, отдайте договор юристу для согласования протокола разногласий. Чтобы помещение не ушло к другому арендатору, можете выслать собственнику оферту, где укажите, что Вы готовы снять офис на таких-то условиях и по такой-то ставке.
- Большинство договоров заключаются на 11 месяцев. Ничего страшного в этом нет, т.к. в данном случае такой договор не требует государственной регистрации. Но, обратите внимание на пункт, в котором будет указана индексация арендной ставки на следующий срок заключения договора. Кроме того, заострите внимание на неустойке за досрочное расторжение договора, ведь могут быть разные обстоятельства в жизни.
- Перед подписанием акта приема-передачи, укажите в нем все недостатки, которые вы обнаружили в офисе, чтобы избежать дальнейшего конфликта с собственником. Конечно нужно подходить к этому без фанатизма и указывать только те недостатки, которые могут повлиять на ваши дальнейшие затраты.
6. Подводим итоги
Из всего вышенаписанного можно сделать вывод, что найти офис своими силами вполне возможно, но потратить на это времени нужно гораздо больше. Если вы не обременены временными рамками, то это- один из оптимальных вариантов. Хотя мы рекомендуем, как можно больше прочитать СТАТЕЙ ПО АРЕНДЕ ОФИСОВ и другой полезной информации, чтобы не стать жертвами мошенников и недобросовестных риелторов. Никогда не платите деньги вперед за поиск офиса, не платите деньги сайтам, которые за некоторые суммы показывают вам контакты собственников, т.к. информация о помещениях на данных сайтах достаточно старая и это- отличный способ отъёма денег у людей, которых интересует коммерческая недвижимость в аренду.
Но, всё-таки, лучше поручите поиск НАШЕМУ АГЕНТСТВУ НЕДВИЖИМОСТИ "БЕСТ-АРЕНДА", так вы избавите себя от лишней головной боли по поиску помещений, проверке собственника и других неприятных особенностей, которые могут вас подстерегать в этом нелегком деле.
04.08.2019